Die Aufgaben der Personalwirtschaft umfassen in erster Linie:
Der Bereich Personalbeschaffung hat in den letzten Jahren einen immer größeren Stellenwert erlangt. Zukunftsweisende Unternehmen betreiben eine aktive Rekrutierung. Bewerbern wird die Möglichkeit geboten, aktuelle Stellenausschreibungen über das firmeneigene Web einsehen zu können. Stellenausschreibungen sind demnach zentraler Bestandteil des Bewerbermanagement. Sie ergeben sich aufgrund gewachsenen Bedarfs oder frei gewordener Stellen. Freie Stellen können umgehend ausgeschrieben werden, wobei sowohl interne als auch externe Bewerbungen möglich sind.
TCRESY wickelt nicht nur die reine Administration der eingehenden Bewerbungen ab, sondern fängt bereits bei der Präsentation freier Stellen an. Sämtliche Schritte, die im Rahmen der Abwicklung von Bewerbungen durchlaufen werden, sind historisch nachvollziehbar und bieten so lückenlosen Einblick.
Wesentliche Vorteile ergeben sich für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Zur Reduzierung des sog. „Bewerbertourismus“ wird die zeitnahe Erfassung der Bewerbungsunterlagen in den einzelnen Niederlassungen angestrebt. Doppelbewerbungen werden vom System automatisch erkannt und Mehrfacherfassungen entsprechend vermieden. Hierdurch greift das Prinzip „first come first serve“, d.h. derjenige Sachbearbeiter, der als Erster die Bewerbung im System erfasst, hat den Bewerber somit zunächst für sich reserviert.
Die Benefits im Überblick
- Ableitung des Personalbedarfs aus offenen Stellen die entweder geplant oder frei geworden sind
- Stellenausschreibungen mit Webanbindung
- „first come first serve“-Prinzip
- Vermeidung von Mehrfachbewerbungen
Das Verwaltungsmodul stellt den Kern der HR-Komponente dar und dient der administrativen Unterstützung der eigentlichen Personalarbeit. In diesem Modul werden die Mitarbeiterdaten vom Eintritt bis zum Austritt gepflegt.
Eine Historienpflege von Gehältern, Klassifikationen, Qualifikationen etc. gehören ebenso dazu wie die Planung und Behandlung zeitbezogener Daten wie z.B. Abwesenheiten, Versetzungen, Beförderungen, Gehaltserhöhungen u.v.m. Alle weiteren Module des Gesamtsystems greifen auf die hier getätigten Eingaben zurück. So sind z.B. die in der Verwaltung hinterlegten Abwesenheiten innerhalb der Einsatzplanung sofort als solche ersichtlich und können dort entsprechend berücksichtigt werden. Die Ersterfassung von Mitarbeiterinformationen erfolgt i.d.R. im Recruiting. Beim Neuzugang eines Mitarbeiters werden diese bereits vorhandenen Daten übernommen und um weitere Informationen ergänzt die im Allgemeinen während des Bewerbungszeitraumes nicht anfallen bzw. bekannt sind.
Mehr Selbstverantwortung durch Employee Self-Services
Zeitgemäßes Personalmanagement setzt auf mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Internet und Intranets legen dazu die elektronischen Schienen. Mit TC RESY Employee Self-Service (ESS) werden ausgewählte personalwirtschaftliche Aufgaben dezentralisiert und interaktiv von den Mitarbeitern selbst erledigt.
Die Aktualisierung von Adressen oder Bankverbindungen, der Informationsabruf von Urlaubsdaten oder der Einblick in Stellenausschreibungen, die Auswahl geeigneter Seminare und die Abwicklung von Seminarbuchungen sind Beispiele für die Verlagerung von Tätigkeiten, die Ihre Personalabteilung von zeit- und kostenintensiven Aufgaben entlasten.
Sicherheit gewährleisten unternehmensspezifisch gestaltbare Datenschutz- und Zugriffskriterien.
Die Vorteile der Dezentralisierung von Funktionen überzeugen:
30 Prozent weniger Kosten für eine ESS-Transaktion im Vergleich zur zentralen Abwicklung ermittelte die Hunter Group 1999 in einer Analyse. Sie errechnete einen Return on Investment für den ESS-Einsatz innerhalb von 18 Monaten.
Die Einsatzplanung erfolgt grundsätzlich über sog. point & click, d.h. der Anwender markiert den gewünschten Zeitraum und wählt den oder die betreffenden Mitarbeiter oder Projekte aus. Sofern keine anderen Angaben erfolgen, werden vom System die Standardstunden eingetragen. TC RESY arbeitet mit hochgradig flexiblen Zeitarbeitsmodellen und berücksichtigt Abwesenheiten automatisch.
Die Visualisierung des Planungsprozesses erfolgt in Form von Tabellen, wie sie von Kalkulationsprogrammen her bekannt sind. Zeitbezüge können auf vielfältige Weise dargestellt werden: das System bietet als Planungsoptionen Tage oder Wochen, die sich jeweils über variable Zeiträume, z.B. Woche, Monat, Quartal oder ein Jahr, abbilden lassen. Auf Tagesbasis kann jeder beliebige Wochentag als Ausgangsdatum eingestellt werden.
Der Planungsprozess wird anhand von Verfügbarkeiten und Auslastungsgraden auf effiziente Weise unterstützt. Für die Planung lassen sich auch Qualifikationsprofile aufgrund bisheriger Projekterfahrungen berücksichtigen. Auf diese Weise kann ein Manager besonders qualifizierte Teams zusammenstellen. Konflikte (wie das zeitliche „Überbuchen“ eines Mitarbeiters) werden vom System sofort erkannt und gemeldet.
Innerhalb des Moduls werden die Berechtigungsebenen Koordination, Planung und Information unterschieden: Auf Informationsebenekönnen die Plandaten lediglich eingesehen werden. Diese Ebene ist für alle Mitarbeiter vorgesehen. Auf Wunsch kann der aktuelle Planungsprozess den Anwendern der Informationsebene vorenthalten werden. Auf Planungsebene erfolgt die eigentliche Einsatzplanung der Mitarbeiter. Auf Koordinatorebene werden eventl. auftretende Konflikte bereinigt, die sich aus zeitlichen Überlappungen von Jobzuordnungen eines Mitarbeiters ergeben können.
Das System bietet die Möglichkeit sog. „Dummies“ anzulegen. Hierbei handelt es sich um „virtuelle Mitarbeiter“, die eine frühzeitige Vorausplanung ermöglichen und zu gegebenem Zeitpunkt in konkrete Mitarbeiter umgewandelt werden. Die Aufstellung eines forecast gibt Auskunft über die zu erwartenden Umsätze auf Basis der vorhandenen Stundensätze und berücksichtigt natürlich auch die virtuellen Mitarbeiter.
Weiterhin kann sowohl auf Abteilungs- als auch auf individueller Ebene definiert werden, ob das Planen für Sonn- u. Feiertage zulässig ist (z.B. Einplanen der EDV-Truppe an Wochenenden, „normale“ Mitarbeiter nicht).
Sichtweisen
TCRESY bietet eine Kunden- bzw. Projektbezogene Kapazitätsplanung der Mitarbeiter und stellt die Plandaten auf zwei Arten dar:
Mitarbeiter - Projekt Sicht
Diese Sichtweise zeigt alle im Zeitraum liegenden Plandaten eines Mitarbeiters. Wochenenden und Feiertage werden über frei definierbare Farben entsprechend dargestellt.
Die Mitarbeiter-Projekt-Sicht eignet sich zur Darstellung und Bereinigung sog. Konflikte, d.h. Projektzuordnungen die eine Überbuchung im Sinne der Standardstunden eines Mitarbeiters darstellen.
Projekt - Mitarbeiter Sicht
Diese Sichtweise zeigt alle im Zeitraum liegenden Plandaten eines Projektes. Wochenenden und Feiertage werden personenbezogen über frei definierbare Farben entsprechend dargestellt.
Die Projekt-Mitarbeiter-Sicht eignet sich nicht zur Darstellung und Bereinigung sog. Konflikte, d.h. Projektzuordnungen die eine Überbuchung im Sinne der Standardstunden eines Mitarbeiters darstellen. Sie bietet aber die Möglichkeit, entsprechende Warnhinweise bei Buchungsvorgängen auszugeben, sofern diese Option durch den Anwender aktiviert wurde.
Diese Unterscheidung erlaubt zum einen eine planerische Vorgehensweise aus Sicht eines Projektleiters, der Mitarbeiter für seine Projekte einplanen möchte. Zum anderen können Plandaten aus Sicht eines Mitarbeiters dargestellt werden.
Die Darstellung erfolgt in beiden Fällen in Form von Datenblättern, wie sie von Kalkulationsprogrammen her bekannt sind. Beiden Sichten gemein ist jedoch der Zeitbezug, der auf vielfältige Weise eingestellt werden kann.
Die zeitliche Einteilung wird vom System auf Basis von Tagen oder Wochen angeboten, die sich jeweils über Zeiträume von einem Monat, einem Quartal oder einem Jahr abbilden lassen. Auf Tagesbasis kann jeder beliebige Tag als Ausgangsdatum eingestellt werden. Die wochenweise Darstellung beginnt immer mit Montag.
Planung
Die Planung erfolgt grundsätzlich über sog. point & click, d.h. der Anwender markiert den gewünschten Zeitraum und wählt den oder die betreffenden Mitarbeiter oder Projekte aus. Wenn nicht andere Angaben gemacht werden, so werden vom System die Standardstunden eingetragen.
Gruppen
Eine sogenannte Gruppen-Einsatzplanung erlaubt auf einfache Weise das Einplanen mehrerer Mitarbeiter in einem Arbeitsschritt. Die Definition von Gruppen obliegt hierbei normalerweise einem Abteilungsleiter, der verschiedene Mitarbeiter aufgrund ihres Qualifikationsprofils oder ihrer Zugehörigkeit zu einem Team in eine Gruppe zusammenfasst.
Verfügbarkeiten
Ein wesentlicher Punkt des Personaleinsatzplanungsmoduls ist die Möglichkeit des Einplanens von Mitarbeitern aufgrund ihrer Verfügbarkeit. Hierbei werden vom System für den gewünschten Zeitraum alle Mitarbeiter anhand ihrer Verfügbarkeit ausgesucht und zur Auswahl bereitgestellt.
Über Verfügbarkeitslisten kann eine Auslastungsangabe in Form von Reststunden für die Mitarbeitern erstellt werden, die dem Verantwortlichen die Kontrolle und den Fortschritt der Planung vermitteln kann. Somit kann rechtzeitig auf noch vorhandene Kapazitäten als auch auf Überkapazitäten reagiert werden. Auch hier können virtuelle Mitarbeiter sowohl mit in die Berechnung einbezogen als auch verworfen werden.
Generell gestattet das System die Überbuchung eines Mitarbeiters, leistet jedoch Hilfestellung bei der Lösung sog. Konflikt-Einsatzplanungen.
Szenarien
Aus Sicht des Abteilungsleiters ist oftmals eine „was ist wenn“ Rechnung wünschenswert, die einen forecast für zuk?nftige Perioden anbietet. Hier bedient sich unser System der Daten aus der Personalverwaltung, wo anhand der Standardstunden (z.B. Full Time oder Part Time), der Stundensätze und der eingeplanten Stunden Vorauskalkulationen angeboten werden. Die zeitliche Eingrenzung erfolgt monatsweise und erlaubt zudem die Einbeziehung sogenannter virtueller Mitarbeiter. Solche Personen existieren aus Sicht der Personalverwaltung noch nicht im Personalbestand. Diese virtuellen Mitarbeiter stehen nur dem Personaleinsatzplanungsmodul zur Verfügung und können dabei stellvertretend für künftig vorhandene Mitarbeiter, oder aber als Planungsinstrument eines Abteilungsleiters zur Ermittlung seines zukünftigen Personalbedarfs gesehen werden.
Dasselbe gilt auch für die Projekte. Hier ist es dem Abteilungsleiter möglich, zukünftige Dienstleistungen einzuplanen, die noch nicht auf der Projektliste stehen.
Sobald ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt oder ein entsprechender Vertrag mit dem Mandanten geschlossen wurde, können die Plandaten von diesen virtuellen Mitarbeitern übernommen werden. Wieder sei hier auf die Berücksichtigung der virtuellen Mitarbeiter im forecast hingewiesen, der eine solche Situation entsprechend in Zahlen verdeutlichen kann!
Einen ganz wesentlichen Vorteil bietet das Personaleinsatzplanungsmodul mit der Unterscheidung von Projekten, die einem Mandanten in Rechnung gestellt werden und solchen, die sich nicht auf den Geschäftsumsatz auswirken. Typischerweise sind dies Tätigkeiten wie z.B. Akquisition oder Schulungen. Diese Unterscheidung hat natürlich auch Auswirkungen auf den forecast.
Der Erfolg Ihres Unternehmens wird von der Qualität Ihrer Leistungen und der Güte Ihrer Produkte geprägt. Den entscheidenden Beitrag zur Sicherung und Verbesserung des Qualitätsstandards leisten Ihre Mitarbeiter.
Daher muss der Aus- und Weiterbildung besondere Bedeutung beigemessen werden.
Seminarbesuche haben großen Einfluss auf das Qualifikationsprofil eines jeden Mitarbeiters. Diese Profile bilden die Grundlage bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern für bestimmte Tätigkeiten oder Positionen innerhalb des Unternehmens. Sie unterstützen den Suchprozess auf ideale Weise, indem gesuchte bzw. gewünschte Profile denen der Mitarbeiter gegenübergestellt werden und hierdurch optimale Vorschläge vom System generiert werden können.
Über Gewichtungen lassen sich zudem Prioritäten im Rahmen der Profilsuche setzen, die bei der Auswertung der Mitarbeiterprofile zum tragen kommen.
In TCRESY haben Sie die Möglichkeit, bestimmten Qualifikationen auch ein Verfallsdatum bzw. einen Verfallszeitraum zuordnen zu können. Solche Angaben können auch dazu genutzt werden, bestimmte Trainingsmaßnahmen einzuleiten, wo sich aufgrund anstehender „Ablaufzeiten“ Bedarf abzeichnet.
Alle Trainingsmaßnahmen stehen zudem im Rahmen der Einsatzplanung zur Verfügung. TCRESY gibt Ihnen Auskunft über Einsatzpläne, die im Konflikt mit geplanten Seminarbesuchen stehen und unterstützt auf diesem Wege die Einsatzplanung in zusätzlichem Maße.
Es lässt sich nicht leugnen: Aus- und Weiterbildung kostet Geld. In TCRESY lassen sich Trainingsmaßnahmen budgetieren. Sie haben jederzeit den Überblick über die Aufwände, die Ihrem Unternehmen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung entstehen.
Auch hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource Ihres Unternehmens – die Mitarbeiter. Jeder Mensch hat das natürliche Bedürfnis zu wissen, wie er auf seine Mitmenschen wirkt, wie seine Leistungen gesehen werden und ob er sich gewinnbringend in das Unternehmen als Ganzes einbringen kann. Beurteilungen sind daher wichtige Mittel für den bewussten Umgang mit den Mitarbeitern.
Darüber hinaus haben Themen wie Karriereplanung, Zufriedenheit am Arbeitsplatz und Feedback von Mitarbeitern maßgeblichen Einfluss auf diese sensible Ressource.
TCRESY zeichnet sich besonders durch das 360? Feedback Verfahren aus. Dieses, auch „full circle feedback“ genannte Prinzip ermöglicht die Einschätzung und Beurteilung von Mitarbeitern durch Vorgesetzte, Untergebene, Gleichgestellte und Kunden des Unternehmens anhand frei definierbarer Kriterien. Beurteilungen lassen sich natürlich auch unter historischen Gesichtspunkten analysieren, sofern die Kriterien dieselben bleiben. Hiermit lassen sich Entwicklungstendenzen klar herausstellen.
Durch die Vielzahl der an der Beurteilung beteiligten Personen lassen sich subjektive Eindrücke auf ein Minimum reduzieren. Dies gibt dem Einzelnen die Gewissheit einer fairen und objektiven Beurteilung und reduziert die Hemmschwelle und mögliche Abneigungen gegenüber Beurteilungen auf ein Mindestmaß. Hinzu kommt, dass jeder Mitarbeiter selbst in den Beurteilungsprozess integriert ist.